AI powered Team OS সেটআপ গাইড

1. এই পাতার ওপরে Create workspace চাপুন, অথবা সরাসরি sign in পাতায় যান।
2. আপনার email লিখে Send sign-in code চাপুন।
3. Email-এ ৬ সংখ্যার একটা code আসবে। Code-টা বসিয়ে Sign in চাপুন।

কোনো password লাগে না। প্রতিবার sign in করার সময় email-এ নতুন code আসে। Google account থাকলে Continue with Google চেপেও ঢুকতে পারেন।

প্রথমবার sign in করলে No workspace yet পাতা খুলবে। এখানে কোম্পানির তথ্য দিন:

• Company / organization name, Contact email আর Contact phone দিতেই হবে।
• Type আর Team size বেছে নিন।
• Website আর Facebook page না দিলেও চলে।

তারপর Create a Company Workspace চাপুন। আপনি হবেন এই workspace-এর Owner। RoboAI এই contact email আর phone দিয়ে আপনার workspace নিয়ে যোগাযোগ করে, তাই এগুলো ঠিক রাখুন।

কোম্পানির link (slug)

কোম্পানির নাম থেকে app নিজেই একটা link বানায়। একে slug বলে। যেমন নাম Acme Ltd হলে link হয় acme-ltd। আপনার public team page আর /join form-এর ঠিকানায় এই link থাকে।

• Link হয় শুধু ইংরেজি অক্ষর আর সংখ্যা দিয়ে। নাম শুধু বাংলায় লিখলে link-এ নামটা আসে না। তাই শুরুতে নামটা ইংরেজিতে দিন।
• একই link আগে থেকে থাকলে শেষে একটা সংখ্যা যোগ হয়, যেমন acme-ltd-2।
• Link পরে নিজে বদলানো যায় না। তবে কোম্পানির নাম Admin → Settings-এ যখন খুশি বদলাতে পারেন, link একই থাকে।

Company Brain

Admin → Settings → Company profile-এর নিচের দিকে Company Brain (AI context) অংশ আছে। এখানে দুইটা ঘর:

• Current focus: টিম এখন কী নিয়ে কাজ করছে।
• Key people: কে কোন দায়িত্বে। যেমন: Rahim — Founder; Nadia — Sales।

App-এর AI assistant আর আপনার connect করা ChatGPT বা Claude এই লেখা পড়ে। ফলে প্রথম message থেকেই তারা আপনার কোম্পানিকে চেনে। লিখে Save profile চাপুন। দুইটা ঘরই ঐচ্ছিক, পরে যখন খুশি বদলাতে পারেন।

নতুন workspace-এ সব module চালু থাকে। যে module আপনার লাগবে না, সেটা বন্ধ করে দিন।

1. Admin → Settings → Modules-এ যান।
2. যে module দরকার নেই, তার switch বন্ধ করুন, যেমন Finance বা Assets।
3. Confirm করুন। বন্ধ করলে module সবার কাছ থেকে লুকিয়ে যায়, কিন্তু কিছুই মুছে যায় না। আবার চালু করলে সব ফিরে আসে।

নতুন member কী পান

নতুন member শুরুতেই Basic package পান। এতে Board, Projects, Documents, Time tracking, AI assistant আর আরও কিছু থাকে, তাই তিনি join করেই কাজ শুরু করতে পারেন।

কাউকে আরও দিতে চাইলে, টিম আনার পর (ধাপ ৪):

1. Admin → Members-এ তাঁর card খুঁজুন।
2. Feature access অংশে দরকারি feature-এ টিক দিন, দরকার না হলে টিক তুলে দিন। package থেকে পাওয়া feature আগে থেকেই টিক করা থাকে, সেগুলো এখান থেকে তোলা যায় না।
3. Save access চাপুন।

কারও কাছ থেকে Basic তুলে নিতে চাইলে, তাঁর card-এ package-এর পাশে Remove চাপুন আর confirm করুন।

Finance, Assets আর Contacts

এই তিনটা module চালু থাকলে সব member-এর sidebar-এ দেখায়। কিন্তু manager শুধু তিনিই হন, যাঁকে আপনি দেন। Feature access-এ Finance, Asset management বা Manage contacts-এ টিক দিলে সেই member ওই module-এর manager হন। টিক না থাকলে তিনি সাধারণ member হিসেবে ব্যবহার করেন।

দুইভাবে টিম আনা যায়: email-এ invite পাঠিয়ে, অথবা একটা public /join form দিয়ে।

Email-এ invite

1. Admin → Members → Invite a member অংশে তাঁর email লিখুন।
2. Role বেছে নিন: Member বা Admin। চাইলে Designation ঘরে পদবি লিখুন, যেমন Sales Executive।
3. Invite চাপুন। তাঁর কাছে একটা invite email যাবে।

Email-এর Sign in to join button চেপে তিনি ওই email দিয়েই sign in করবেন। তারপর নিজে থেকেই আপনার workspace-এ ঢুকে যাবেন।

Public /join form

নতুন লোক নিতে চাইলে এটা কাজে লাগে। তাঁরা form পূরণ করেন, আপনি approve করেন।

1. Admin → Forms → New form চাপুন। Form-এ আগে থেকেই টিমে যোগ দেওয়ার একটা template থাকে। দরকারমতো প্রশ্ন বদলে Create form চাপুন।
2. Publish চাপুন। তারপর Copy public link চেপে link কপি করুন। Link দেখতে এমন: workspace.roboai.one/join/acme-ltd/join-our-team
3. Link-টা Facebook page বা message-এ শেয়ার করুন। কেউ form পূরণ করলে সেটা Admin → Requests-এ আসে, tab-এ একটা সংখ্যাও দেখায়।
4. Review চেপে উত্তরগুলো দেখুন। ঠিক থাকলে Approve → create member চাপুন, না হলে Reject। Reject করলে পরে আর বদলানো যায় না।

যে পথেই আসুন, যোগ দেওয়ার পর তাঁর Feature access ঠিক করে দিন (ধাপ ৩)।

Workspace-এ তিন ধরনের role:

• Owner: যিনি workspace খুলেছেন। সব কিছু দেখেন আর সামলান।
• Admin: Owner-এর মতোই সব module দেখেন। Sidebar-এ Admin menu পান, যেখানে member, form, request আর settings সামলানো যায়।
• Member: ধাপ ৩-এ আপনি যা দিয়েছেন, সেগুলো দেখেন। Admin menu পান না।

Role ঠিক হয় invite করার সময়, পরেও বদলানো যায়: Admin → Members-এ তাঁর card-এ Role বেছে Change role চাপুন। Member-কে Admin করার আগে app একবার জিজ্ঞেস করে নেয়। Owner-এর role শুধু ownership transfer করে বদলানো যায়।

কারও পদবি বদলাতে Admin → Members-এ তাঁর card-এ নতুন পদবি লিখে Set designation চাপুন।

Department

1. Admin → Members → Departments অংশে নাম লিখুন, যেমন Sales। তারপর Add department চাপুন।
2. কাউকে department-এ রাখতে তাঁর card-এ Edit details চাপুন।
3. Departments-এ টিক দিয়ে Save details চাপুন। একজনকে একাধিক department-এ রাখা যায়।

Sidebar-এর Members পাতায় তখন টিমকে department অনুযায়ী ভাগ করে দেখা যায়।

1. Sidebar-এ Projects খুলে New project চাপুন।
2. Project-এর নাম আর একটা ছোট key দিন, যেমন নাম Website আর key web। তারপর Create project চাপুন।
3. এবার Board-এ যান। ওপরের New task title ঘরে task-এর নাম লিখুন আর project বেছে নিন। চাইলে কাকে দেবেন, priority আর due date-ও দিন। তারপর Add task চাপুন।

Key দিয়েই task-এর নম্বর হয়: web-01, web-02, এভাবে। Key দিন ইংরেজি অক্ষর বা সংখ্যায়, আর ভেবে দিন, কারণ পরে বদলানো যায় না।

Board-এ পাঁচটা column: Backlog, To do, Doing, Review, Done। নতুন task প্রথমে Backlog-এ আসে। কাজ এগোলে card টেনে পরের column-এ নিন।

ChatGPT বা Claude-কে workspace-এর সাথে connect করলে chat করেই কাজ চালাতে পারবেন: task বানানো, কাউকে কাজ দেওয়া, কোন কাজ বাকি আছে জানা।

Connect করার ধাপগুলো ChatGPT আর claude.ai দুটোর জন্যই Docs পাতায় আছে (ইংরেজিতে)।

• AI শুধু সেটুকুই করতে পারে, যা আপনার account করতে পারে। মুছে ফেলার মতো বড় কাজের আগে সে আপনার অনুমতি চায়।
• কোন app connect করা আছে, তা দেখতে বা বন্ধ করতে Profile → Connected apps-এ যান।
• Member-রা AI ব্যবহার করবেন? তাঁদের Feature access-এ AI assistant + MCP-এ টিক দিন।
• App-এর ভেতরে sidebar-এর Assistant-ও একই কাজ করে। এর জন্য কিছু connect করতে হয় না।